一、總賬管理
總賬管理適用于進(jìn)行憑證處理、賬簿管理、個(gè)人往來(lái)款管理、部門管理、項(xiàng)目核算和出納管理等。
（1）在開(kāi)始使用總賬系統(tǒng)前，先進(jìn)行初始設(shè)置，包括會(huì)計(jì)科目、外幣設(shè)置、期初余額、憑證類別、結(jié)算方式、分類定義、編碼檔案、自定義等，根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容編制錄入記賬憑證，單位財(cái)務(wù)主管或指定人員進(jìn)行審核憑證，月末記賬，系統(tǒng)自動(dòng)完成期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。
（2）個(gè)人往來(lái)主要進(jìn)行個(gè)人借款、還款管理工作，通過(guò)個(gè)人借款明細(xì)賬及時(shí)了解個(gè)人借款情況，實(shí)施控制與清欠。
（3）部門核算做到會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)以部門為單位歸集，通過(guò)各部門費(fèi)用收支情況，及時(shí)控制各部門費(fèi)用的支出，財(cái)務(wù)人員應(yīng)進(jìn)行部門收支分析，為部門考核提供依據(jù)。
（4）項(xiàng)目核算可以反映出現(xiàn)金流量的走勢(shì)，也是月末生成現(xiàn)金流量表的數(shù)據(jù)來(lái)源。
（5）出納管理詳細(xì)核算貨幣資金賬務(wù)情況，為出納人員提供了一個(gè)辦公環(huán)境，完成銀行日記賬、現(xiàn)金日記賬，提供銀行對(duì)賬單的錄入、查詢等功能。
二、庫(kù)存管理
庫(kù)存管理適應(yīng)于對(duì)庫(kù)存商品、原材料等進(jìn)行供銷存核算與管理。許多企業(yè)如商品零售業(yè)、制造業(yè)存貨的數(shù)量與品種繁多，對(duì)存貨實(shí)行嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的管理是財(cái)務(wù)部門和倉(cāng)庫(kù)部門的重要工作目標(biāo)，一方面對(duì)實(shí)物進(jìn)行分類管理，另一方面建立完整的供銷存管理體系，從賬面上進(jìn)行核算、控制、監(jiān)督，為實(shí)現(xiàn)賬實(shí)相符提供可信的依據(jù)。當(dāng)發(fā)生存貨的購(gòu)入、領(lǐng)出、調(diào)撥、報(bào)廢、贈(zèng)予等業(yè)務(wù)時(shí)，按原始入庫(kù)單、出庫(kù)單等記載的名稱、數(shù)量、單價(jià)等信息錄入到庫(kù)存模塊中，該模塊也具有強(qiáng)大的計(jì)算、查詢等功能，提供存貨的進(jìn)銷存完整信息。
依實(shí)際情況的不同，有的單位對(duì)于庫(kù)存管理不是由財(cái)務(wù)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，而是采用符合單位管理需要的其他管理軟件、ERP系統(tǒng)來(lái)完成，其職能和財(cái)務(wù)軟件是一致的。
三、往來(lái)款管理
往來(lái)款管理適應(yīng)于對(duì)與本公司有經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶和供應(yīng)商之間的往來(lái)款項(xiàng)，主要通過(guò)預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款等會(huì)計(jì)科目來(lái)核算。初始設(shè)置時(shí)，將此類科目設(shè)置為客戶或供應(yīng)商往來(lái)輔助核算，建立客戶及供應(yīng)商檔案，每筆往來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，錄入相應(yīng)的輔助核算內(nèi)容，在實(shí)際工作中還應(yīng)定期與往來(lái)單位核對(duì)賬目，及時(shí)核實(shí)往來(lái)款項(xiàng)的最新情況。
四、報(bào)表管理
報(bào)表管理和上述的總賬管理相輔相成，總賬系統(tǒng)提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)生成財(cái)務(wù)報(bào)表。月末，完成憑證記賬、損益類結(jié)轉(zhuǎn)的月末處理后，進(jìn)入報(bào)表管理系統(tǒng)，打開(kāi)報(bào)表表格，進(jìn)行數(shù)據(jù)關(guān)鍵字錄入，系統(tǒng)經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)計(jì)算整理完畢即生成基本財(cái)務(wù)報(bào)表。注意報(bào)表需要在計(jì)算機(jī)硬盤形成電子表格，打開(kāi)報(bào)表管理系統(tǒng)中查找出對(duì)應(yīng)的路徑。
五、固定資產(chǎn)管理
固定資產(chǎn)管理進(jìn)行固定資產(chǎn)凈值、累計(jì)折舊等數(shù)據(jù)的核算與管理，反映固定資產(chǎn)增減、原值變化、使用部門變化等。系統(tǒng)啟用前，對(duì)資產(chǎn)類別、增減方式、使用狀況、折舊方法等進(jìn)行初始設(shè)置。購(gòu)置固定資產(chǎn)時(shí)，以每一項(xiàng)資產(chǎn)名稱錄入固定資產(chǎn)卡片，詳細(xì)錄入其類別、名稱型號(hào)、原值、使用部門、折舊年限等信息，這一步驟的作用非常重要，它是這一模塊的數(shù)據(jù)來(lái)源和基礎(chǔ)，錄入的原始卡片應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。系統(tǒng)具有自動(dòng)計(jì)提折舊的功能，生成折舊分配憑證，它可以通過(guò)記賬憑證的形式傳輸?shù)娇傎~系統(tǒng)。
六、記賬做賬
做賬，通俗的說(shuō)，就是把發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)記錄下來(lái)，會(huì)計(jì)電算化的做賬過(guò)程，即為錄入記賬憑證的過(guò)程。在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，記賬憑證成為電子賬薄的來(lái)源和生成賬薄的依據(jù)。
在實(shí)務(wù)操作時(shí)，財(cái)務(wù)人員直接在計(jì)算機(jī)上使用財(cái)務(wù)軟件，填制記賬憑證的基點(diǎn)是根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，每一張?jiān)紤{證應(yīng)該做到手續(xù)完備，內(nèi)容真實(shí)，數(shù)字準(zhǔn)確，財(cái)務(wù)人員對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證，不予受理；對(duì)記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證，予以退回，要求更正補(bǔ)充。
記賬憑證是總賬系統(tǒng)的起點(diǎn)，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個(gè)來(lái)源。在錄入憑證時(shí)，需要根據(jù)每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)來(lái)確定對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，這就是理論基礎(chǔ)知識(shí)的運(yùn)用了。各單位還會(huì)根據(jù)管理需要，在財(cái)務(wù)軟件初始化過(guò)程中，設(shè)置科目輔助或備查內(nèi)容，如果組成分錄的科目有輔助核算屬性，財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)提示輸入輔助明細(xì)內(nèi)容，如現(xiàn)金、銀行存款的現(xiàn)金流量的項(xiàng)目核算，經(jīng)營(yíng)費(fèi)用、管理費(fèi)用等的部門核算，應(yīng)收（應(yīng)付）賬款的客戶及供應(yīng)商往來(lái)核算，這些內(nèi)容在錄入分錄時(shí)都需要輸入相關(guān)的信息。
做賬基本功，和前面提到的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力的基本功，兩者密不可分，只有在熟練掌握計(jì)算機(jī)并且具備扎實(shí)的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)理論的前提下，才能順利完成做賬工作。
七、查詢功能
財(cái)務(wù)工作是一項(xiàng)很嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎?cái)務(wù)體系、財(cái)務(wù)制度都具有嚴(yán)謹(jǐn)性，數(shù)字與數(shù)字之間存在許多勾稽關(guān)系，賬賬、賬表、賬實(shí)相符是對(duì)財(cái)務(wù)工作的基本要求。在做賬過(guò)程中，一處差錯(cuò)往往會(huì)導(dǎo)致另一處差錯(cuò)，財(cái)務(wù)人員必須具備查賬、找錯(cuò)的基本功。
財(cái)務(wù)軟件可以通過(guò)查賬、匯總等方式將所需數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出來(lái)，并將需要的發(fā)生項(xiàng)找出來(lái)。俗話說(shuō)：“做賬容易查賬難”。避免賬務(wù)差錯(cuò)的產(chǎn)生，可以先從做賬及時(shí)性著手，對(duì)現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬等資金類賬戶，做到日清月結(jié)，每日核對(duì)賬款是否相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查找。對(duì)于月末匯總的如原材料出庫(kù)單、庫(kù)存商品出庫(kù)單等，在輸入各管理軟件或表格時(shí)，記載日期、單據(jù)號(hào)等原始信息，便于日后查找，對(duì)單據(jù)數(shù)量較多的分次分批輸入和核對(duì)，減少初次錄入時(shí)產(chǎn)生的差錯(cuò)。出現(xiàn)差錯(cuò)當(dāng)月及時(shí)查找，縮小范圍， 找出重點(diǎn)，并在實(shí)際工作中注意不斷的總結(jié)，收集和積累經(jīng)驗(yàn)。
八、生成報(bào)表
完整的報(bào)表是數(shù)字的最后輸出工具，報(bào)表使用者通過(guò)閱讀報(bào)表了解整個(gè)經(jīng)營(yíng)狀況、經(jīng)營(yíng)成果。財(cái)務(wù)軟件的報(bào)表模塊已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了強(qiáng)大的制作表格、數(shù)據(jù)運(yùn)算、圖形制作、打印等功能。在總賬模塊中通過(guò)編制憑證、審核憑證、記賬、月末結(jié)賬等環(huán)節(jié)后生成基本財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表。除通用財(cái)經(jīng)報(bào)表之外，各單位根據(jù)經(jīng)營(yíng)管理需要制定內(nèi)部報(bào)表體系，具體核算考核資金、費(fèi)用、成本等各指標(biāo)的執(zhí)行及績(jī)效情況，財(cái)務(wù)人員必須有敏感的數(shù)字概念，具備編制報(bào)表的能力，并且真正的理解其含義，為單位高層管理人員經(jīng)營(yíng)決策提供數(shù)據(jù)支持。
九、數(shù)據(jù)分析
科學(xué)有效數(shù)據(jù)分析是以財(cái)務(wù)報(bào)表及其他相關(guān)資料為依據(jù)，采用一系列專門的分析技術(shù)和方法，對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在有關(guān)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、分配、籌資、投資等進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)，根據(jù)財(cái)務(wù)活動(dòng)的歷史資料并考慮到現(xiàn)實(shí)狀況，對(duì)未來(lái)財(cái)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行預(yù)測(cè)。報(bào)表里的每一個(gè)數(shù)據(jù)，都反映出一個(gè)財(cái)務(wù)指標(biāo)。
財(cái)務(wù)分析的基本方法有比較分析法和因素分析法。指標(biāo)分析包含有償債能力、營(yíng)運(yùn)能力、盈利能力、發(fā)展能力等多項(xiàng)財(cái)務(wù)指標(biāo)的計(jì)算和分析。應(yīng)收賬款資產(chǎn)總額比、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率、現(xiàn)金流動(dòng)負(fù)債比、凈資產(chǎn)收益率等指標(biāo)綜合反映應(yīng)收賬款規(guī)模和周轉(zhuǎn)速度、短期償債能力和盈利發(fā)展能力。
財(cái)務(wù)指標(biāo)是數(shù)字化的一種方式，財(cái)務(wù)人員應(yīng)充分了解其含義，理解其表達(dá)的動(dòng)態(tài)過(guò)程或趨勢(shì)，并且注意其時(shí)效性。這既是提升財(cái)務(wù)人員自身業(yè)務(wù)能力的要求，也是發(fā)揮財(cái)務(wù)工作管理職能的要求。
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